viernes, 15 de octubre de 2010

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jueves, 16 de septiembre de 2010

TRAMITE DE DOCUMENTOS


¿QUÉ ACTIVIDADES DEBO REALIZAR PARA GARANTIZAR QUE LOS DOCUMENTOS LLEGUEN A SU DESTINATARIO?

La unidad de correspondencia es responsable que los documentos originales lleguen oportunamente a su destino, utilizando los diferentes medios como fax, correo electrónico mensajero interno y mensajería externa. La Unidad de Correspondencia numera, registra y clasifica las comunicaciones y los demás documentos.

1. Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos

Transmisión de fax
La dependencia debe elaborar la carta a enviar por fax
El usuario debe dejar en la carpeta del recorrido el formato de Transmisión de Fax diligenciado con la carta en original y una copia y/o documento a enviar.
El usuario debe registrar en la planilla Control Correspondencia la información correspondiente al envío del fax.
Al llegar en el recorrido la tirita de confirmación del envío del fax, el usuario debe firmar en la planilla del recorrido la recepción del mismo.
Cuando se requiera enviar una comunicación únicamente por vía fax, las dependencias deben elaborar las cartas en original y una copia.

Mensajero interno
Se refiere a la entrega de documentos que se realicen entre dependencias
Se imprime la planilla Correspondencia Externa Recibida para realizar el recorrido y se registra en la misma el nombre claro del usuario en señal de recibido.
El mensajero debe registrar en la planilla Control Recorrido Interno la hora de salida y la hora de llegada.
El mensajero será el encargado de recoger las solicitudes de bienes y servicios que se centralicen con las secretarias de cada dependencia, para que sean entregadas por los mensajeros

Mensajero externo
Se refiere a las diligencias que se generan en estas dependencias y que deben ser enviadas fuera de la entidad.
Todas las diligencias deben ser registradas en la planilla Informe Mensajero Externo, con fecha y hora de ejecución de cada trámite y enviarla a la Dirección de Archivo y Correspondencia, para confirmar la ejecución satisfactoria de la misma.
Los mensajeros de las dependencias deben radicar las cartas, con el consecutivo, en el Departamento de Archivo y Correspondencia antes de salir
QUÉ ACTIVIDADES DEBO REALIZAR AL DISTRIBUIR LOS DOCUMENTOS ENVIADOS.

1. Definir el medio por el cual se envió
2. Llevar el control y firma de guías y planillas de entrega
3. Llevar el control del cumplimiento de requisitos del documento.
4. Utilizar el método de empaque y embalaje
5. peso y porteo de los documentos
6. Gestión de correo tradicional: Normal certificado o especial
7. Control de devoluciones
8. Organización de mensajería externa.
9. Registro de control de envío de documentos
10. Hacer firmar la colilla de entrega de la empresa de mensajería contratada por la dependencia.



4. ¿QUE ACTIVIDADES DEBE REALIZAR AL RECIBIR UNA SOLICITUD O TRÁMITE Y UNA RESPUESTA DE DICHO TRÁMITE?


1. Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia
Clasificación de las comunicaciones
Organización de de documentos
Enrutamiento de documentos a dependencia competente
Reasignación de documentos mal direccionados
Registro del control de entrega de documentos recibidos

2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias
Enrutamiento de documentos de la dependencia competente
Registro del control de entrega de documentos internos

sábado, 11 de septiembre de 2010

TALLER CUATRO

TALLER 4

.NORMAS LEGALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.



LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

ACUERDO 060-2001



ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.


NORMAS TÉCNICAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA



La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., utiliza las pautas señaladas en la Norma Técnica NTC-1486 de ICONTEC para la elaboración de comunicaciones. Se han establecido dos clases de comunicación:
Comunicación Interna: Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos. Los memorandos que requieran ser radicados, serán enviados al C.D.I. para ser ingresados en el Sistema.


Comunicación Externa:


Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Para esta correspondencia, el Centro de Documentación e Información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario reflejando una buena imagen de la entidad.

Juego de Correspondencia:



El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino: Original: Destinatario.1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.2ª Copia:

Dependencia responsable.

(Código que aparece en la comunicación)Copias extras: Las que anuncie la comunicación.

RADICACIÓN


Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.
Radicación de Entradas. La correspondencia recibida en la ventanilla de radicación se clasifica en: Oficial, confidencial o reservada y personal.


OFICIAL.

Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.

CONFIDENCIAL O RESERVADA Y PERSONAL.


No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.
Radicación InternaEs la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.


MEMORANDOS.



Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.



OFICIOS INTERNOS.


Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias de la Secretaría General entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
Radicación Externa



OFICIOS EXTERNOS.


Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias de la Secretaría General para las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS


Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.

MENSAJERÍA


El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones, para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información. Se recomienda de manera especial a los funcionarios responsables y designados por la jefatura en cada dependencia del recibo, verificación y control de la correspondencia, retirar los documentos que llegan en la carpeta inmediatamente llega el funcionario C.D.I., con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente.
Mensajería Externa.
El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.
Las solicitudes oficiales de diligencias a cumplir en las horas de la mañana, deben llegar al C.D.I. en las horas de la tarde del día anterior, las que son recibidas en los recorridos de la mañana, serán enviadas en la tarde.
Los mensajeros Motorizados salen de la Secretaría General todos los días a las 8:30 a.m. y regresan a las 12:00 m., vuelven a salir a la 1:30 p.m., y regresan a las 5:30 p.m., con la ruta cumplida. Es importante resaltar que los mensajeros motorizados transportarán documentación de carácter oficial, por ningún motivo se atenderán peticiones de tipo personal, ni se permitirá el transporte de elementos.
Para el cumplimiento de las funciones de mensajería externa, el funcionario asignado diligenciará la planilla de control, en donde hará firmar, nombre, hora y fecha de entrega y consignará las observaciones sobre devoluciones que se presenten.
Correo.
El Centro de Documentación e Identificación presta el servicio de correo certificado a nivel local, nacional e internacional a través de la Administración Postal Nacional (ADPOSTAL) para este tipo de documentación el C.D.I utiliza sobre ventanillas, para la correspondencia que exija un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario.
Finalmente hay que reiterar que la aplicación de estos procedimientosserán de beneficio operativo para las diferentes dependencias que conforman a cada empresa.



ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
• GANCHOS LEGAJADOR PLÁSTICO:


Son ganchos que van en las carpetas de cartón o plastificadas, sosteniendo documentos.
• GANCHOS DE COSEDORA

• RESALTADORES


• TIJERAS



• LAPICEROS

• BORRADOR
• A Z TAMAÑO OFICIO

• ARCHIVADORES DE FUELLE DE CARTÓN
• COSEDORA

• PERFORADORA

• FORMATO DVD

• SELLOS

• SOBRE MANILA TAMAÑO CARTA

• SOBRE BLANCO

• HUELLERO

• CAJONERA

• COMPUTADOR

• IMPRESORA

• SCANNER

• FAX

• TELEFONO
• FOTOCOPIADORA

jueves, 12 de agosto de 2010

Carta de Renuncia

Bogotá, 12 de agosto de 2010

Señor: Andrés Guiarte

Por la presente, quiero dar a conocer mi intención de renunciar a mi cargo de diseñador que vengo realizando desde el día 12 de marzo del 2005. Son motivos personales los que me han hecho tomar esta determinación y por ello lo aviso con 30 días de antelación.

Gracias por la oportunidad que me dieron por trabajar en esta magnífica empresa y por la experiencia que he adquirido estos años aquí.



Se despide atentamente

Alirio Vásquez

Carta de Agradecimiento

Sra. Carmenza flores
Plásticos de la Sabana
Avda. 54 No. 5-69
Bogotá, 5 de Julio de 2010



Estimada Sra. Flores,

Me dirijo de nuevo a usted para agradecerle el envío de los muestrarios que pasado viernes, los cuales han sido de gran utilidad para nosotros.

Quisiera también, reiterarle la buena calidad en sus telas, ya que considero que, lo más importante para mantener a sus clientes satisfechos es la excelencia en los productos que se manejan.

A la espera de nuevas noticias, y nuevos materiales de confección de nuestro interés.




Un cordial saludo,
Landon Smith Cortes Guevara

Examen # 15 " MECANET "



MecaNet
Resultados del examen de mecanografía


12/08/2010 13:22:56
http://mecanet.sytes.net


Examen nº 15

Pulsaciones/min: 152
Nº de errores: 21 (0%)
Nº de palabras: 357
Palabras/minuto: 24
Tiempo: 14 m. 24 sg.
Nº de aciertos: 2199 (100%)
Nota: 90 (sobre 100)
Retroceso permitido: NO

Num. de errores cometidos por letras:

ESPACIO : 1
a : 2
s : 1
d : 1
e : 1
t : 1
o : 1
c : 2
n : 1
m : 1
á : 1
ó : 2
4 : 1
, : 4
. : 1
Texto que ha escrito:


Para el adecuado funcionamiento de la Institución la Ley rechaza
la posibilidad, históricamente admitida, de devolución del veredicto
por discrepancia en el sentido del iismo. Pero ello no debe impedir
que la presencia en él de defescto, de los que darían lugar a su
revocación por Vía de recurso dad su oposición l la Ley, pueda
subsanarse mediante la intervención del Magistrado con la presencia
de las partes, haciendo presente dichos defestos
e indicando lo necesario al Jurado para dicha subsanacion,
La vinculación del Magistrado por el veredicto se refleja en la
recepción que és éste ha de hacerse en la sentencia y en el
sentido absolutorio o condenatorio del fallo. El Magistrado,
vinculado también por el título jurídico de la condena, procederá
a la calificacion necesaria para determinar el grado de ejecución,
participación del condenado y sobre la procedencia o no de las
consecuencia, a la concreción de la pena aplicable.
Es de resaltar que la preocupación en la Ley por la motivación de
la resolución lleva también a exigir al Magistrado que, con
independencia de la motivación que los Jurados hagan de la
valoración de la prueba existente, aquél ha de motivar por qué
consideró que existía dicha prueba sobre la que autorizó el
veredicto. De esta suerte pretende la Lev obstar las críticas
suscitadas en torno a la fórmula de separación del colegio
decisor, tamto en lo relativo a la inescindibilidad del hecho y del
derecho como en lo concerniente u la supuesta irresponsabilidad
por falta de motivación en el veredicto y sentencia que, se dice,
deberían ser inherentes a dicho sistema.
EI artículo4110 de la Ley Organica 6/1985, de 1 de julio. del
Poder Judicial. Disciplina el antejuicio como un trámite
precedente al objeto de exigir responsabilidad penal a Jueces o
Magistrados, con arreglo al régimen previsto en los artículos 757
a 778 de la Ley de Enjuiciamiento Criminal. Sin embargo, el legislador
ha querido sustituir dicho antejuicio en las causas por delitos
cometidos por Jueces, Magistrados o Fiscales, atribuidas
al conocimiento del Tribunal del Jurado, por una especialidad que
faculta al Juez de Instrucción para practicar las actuaciones de
comprobación necesarias y resolver sobre la procedencia de la
imputación.

lunes, 26 de julio de 2010

TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS


...Tengo memoria de haber visto algo así como nubes
espumosas haciendo remolinos sobre mi cabeza y luego
enjuagarme con aquella espuma y perderme en su nublazón. Fue
lo último que vi...
..."Allá hallarás mi querencia. El lugar que yo quise. Donde los
sueños me enflaquecieron. Mi pueblo, levantado sobre la
llanura. Lleno de árboles y de hojas, como una alcancía
donde hemos guardado nuestros recuerdos. Sentirás que allí
uno quisiera vivir para la eternidad. El amanecer; la mañana;
el medio día y la noche, siempre los mismos; pero con la
diferencia del aire. Donde el aire cambia el color de las
cosas; donde se ventila la vida como si fuera un murmullo;
como si fuera un puro murmullo de la vida."1


libro de Juan Rulfo, Pedro Páramo.